Sistemas de Controle Escolar – Geração Automática de Documentos Digitais
A administração do processo de aprendizagem requer um grande número de documentos e relatórios que têm um grande impacto nos alunos e professores.
Com o sistema de gerenciamento de documentos na escola ajuda a gestão a ter mais tempo livre, deixando tudo mais produtivo e otimizado.
O sistema também ajuda a guardar todos os dados importantes e que são necessários sobre seus funcionários da instituição em um único local, e dessa forma acessá-los de forma simples quando se fizer necessário poupando assim mais tempo.
Vantagens a se utilizar um sistema para gerenciamento de documentos na administração escolar:
Arquivamento dos documentos de forma automática e segura;
Facilidade ao acesso aos registros digitalizáveis.
O gerenciamento por meios de um sistema eficaz, pode ajudar a um aumento nas matrículas de alunos e a um uso mais eficiente dos recursos escolares.
As escolas podem melhorar seu trabalho através de uma boa administração escolar gerenciando o fluxo de documentos educacionais de alto e nível relativos à matrícula de alunos, admissão, processos de diploma e relatórios.
Instituições de ensino que não possuem um sistema de gestão escolar que crie automaticamente conteúdos dinâmicos costumam realizar o processo de forma manual.
Um contrato é um documento que contém várias informações sobre a matrícula de um determinado aluno que tem uma determinada responsabilidade financeira (juntamente com outras informações), que se matriculou em um determinado curso/série e com isso acumulou um determinado valor financeiro. que devem ser pagos em prestações mensais regulares. Os sistemas de gestão escolar utilizados por cursos, escolas ou faculdades podem criar documentos predefinidos contendo informações dos alunos, matrículas, recibos financeiros ou informações acadêmicas. Este processo economiza muito tempo, pois recupera automaticamente as informações do próprio sistema de gestão, para que o usuário não precise buscar e preencher as informações manualmente.
Os sistemas de gestão escolar oferecem às instituições de ensino participantes do projeto visões multifacetadas e relatórios acadêmicos. Tais visões e documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade e metodologia da instituição.
Boletim Acadêmico – Caderno Além de permitir o estabelecimento de métodos de avaliação dentro de uma instituição, os sistemas acadêmicos permitem a customização de arranjos específicos da instituição com títulos ou conteúdos existentes.
Diário de aula ou caderno – O diário de aula é um ato legal aceito nas instituições de ensino, que reflete os resultados acadêmicos de todos os alunos de uma determinada turma. Esses resultados combinam notas, médias e participação. Os diários de turma também podem ser criados através dos sistemas de gestão escolar dos pedagogos, podendo ainda ter um layout adaptado e uma lógica de avaliação adotada em toda a instituição de ensino.
Entre outros diversos tipos de documentos como fichas de matrícula, histórico escolar ou o histórico do aluno, ficha individuais também.
Para os gestores educacionais é importante que um sistema de gestão escolar que permita a preparação automática de documentos acelere e assegure os processos acadêmicos nesta matéria.
A própria instituição de ensino pode determinar quais documentos são permitidos ou não no painel do aluno.