Inadimplência escolar: Saiba como combater com um sistema de gestão

1. Adote a mensalidade via boleto bancário

O boleto bancário é um método de pagamento com o qual todos já estão familiarizados em suas rotinas.
Além de ser simples, na grande maioria dos casos, pode ser pago por meio do internet banking, evitando
o deslocamento até o banco e perda de tempo em filas.
Ou seja, adotar essa como uma das possíveis formas de pagamento das mensalidades facilita a vida dos
pais e responsáveis, atuando como uma ferramenta eficaz na redução da inadimplência escolar. Vale
lembrar que o boleto bancário pode ser entregue via correio e também pode ser enviado por e-mail — o
que, inclusive, reforça o lembrete para os pais.

2. Utilize diversos canais de comunicação

Cada pessoa tem preferência e utiliza com mais frequência determinado canal de comunicação. Há pais
e responsáveis que acessam o portal do aluno com periodicidade, enquanto alguns checam seu e-mail
diariamente. Outros ainda preferem receber as suas cobranças de forma tradicional, pelo correio. E
alguns, respondem de maneira eficaz a lembretes por meio do celular.
Desse modo, utilizar diversos canais de comunicação para enviar o boleto de cobrança e lembrar os
responsáveis do vencimento da mensalidade do estudante é uma estratégia eficaz para diminuição da
inadimplência escolar na sua instituição. Isso garante que eles receberão as suas notificações, evitando
atrasos e não pagamento das mensalidades.

3. Defina regras para pagamento

Outra forma de reduzir a inadimplência escolar é por meio da definição de regras claras de pagamento
da mensalidade no ato da matrícula. Ao estabelecer o contrato com os pais e responsáveis pelos seus
alunos, é importante deixar claro o valor e as formas de pagamento que a sua instituição de ensino
aceita.
Além disso, é importante explicitar quais são os prazos de vencimento estabelecidos e as punições e
multas no caso de atrasos ou não pagamentos. Assim, você passa aos responsáveis todas as informações
relevantes para que eles façam um planejamento financeiro familiar com antecedência.

4. Crie descontos de adimplência

Você pode criar descontos progressivos ou benefícios na próxima matrícula para as pessoas que fizerem
o pagamento da mensalidade em dia. Inclusive, quem pagar antecipadamente pode ganhar cupons para

a participação de uma espécie de sorteio mensal, no qual você pode oferecer uniformes ou livros, por
exemplo.
Essa é uma forma de estimulá-los a continuar pagando as mensalidades em dia, mesmo em situações de
dificuldade financeira.

5. Premie os bons pagadores

Seguindo a dica anterior, para acabar com a inadimplência escolar, você também pode criar um plano
com pontuações anuais. Um exemplo de ação nesse sentido é o acúmulo de determinada quantidade de
pontos para cada mensalidade paga em dia.
Você também pode criar pontos para alunos que tenham boas notas e não faltam às aulas. A união
dessas ações permite que os pais e estudantes troquem esses pontos por benefícios ou premiações no
fim do ano letivo. Esse prêmio pode ser a primeira mensalidade/matrícula do ano seguinte ou materiais
escolares, por exemplo.

6. Automatize o processo e organize as informações

A utilização de softwares e sistemas de gestão pode gerar grande benefício em relação à redução da
inadimplência escolar. Por meio dessas ferramentas, você permite que os pais e responsáveis gerem
boletos no portal do aluno — é possível até mesmo que eles façam isso com boletos atrasados,
facilitando o pagamento em caso de esquecimento.
Além disso, sistemas de gestão escolar permitem que você centralize todas as informações sobre os
seus alunos em uma mesma plataforma. Isso possibilita acompanhar aqueles que estão inadimplentes e
os que estão em dia com a mensalidade. Essa facilidade faz com que você crie planos de ação mais
rápidos e efetivos no caso de inadimplência. E ainda acaba evitando que os atrasos se acumulem e
gerem muitos juros, o que dificulta o pagamento.

7. Separe os alunos por grupos
Os seus alunos têm diferentes perfis, assim como orçamentos familiares distintos. Alguns alunos pagam
a mensalidade sozinhos enquanto outros contam com a ajuda dos pais e assim por diante. Nesse
contexto, existem aqueles alunos que atrasam o pagamento de maneira crônica, enquanto outros
apresentam inadimplências esporádicas. Você também pode ter estudantes que têm dívidas maiores
acumuladas por mais de um mês.
Uma boa gestão escolar é aquela que tem controle desses fatores, avaliando as particularidades de cada
situação. Separar os alunos por grupos de tipo de inadimplência, valor da dívida, renda familiar e perfil
de pagamento pode auxiliar na criação de negociações personalizadas para cada um desses diferentes
grupos.

8. Crie roteiros de cobrança

Uma cobrança mal feita pode gerar problemas de relacionamento com os seus alunos e responsáveis
por eles. Tendo isso em mente, criar um roteiro de cobrança é essencial para atuar de maneira efetiva
no combate às inadimplências.
Não tenha medo de cobrar no caso de atrasos ou não pagamento. Porém, defina um responsável por
esse processo e padronize a atividade. Crie métodos de cobrança de acordo com o perfil do aluno e o
valor da dívida, assim como tempo de inadimplência.

Busque também entender o porquê do atraso e quem é o principal responsável pelo pagamento da
mensalidade, conversando diretamente com essa pessoa. Tome o cuidado para realizar a cobrança de
maneira pessoal e nunca exponha os seus estudantes em sala de aula.

9. Terceirize a cobrança dos atrasados
É comum que os pais venham até a direção da escola para conversar sobre mensalidades atrasadas. É
claro que cada situação é única. A preocupação com o aluno deve ser equilibrada com as necessidades
financeiras da escola. Uma vez que ela pode ir à falência se relevar a situação de todos.
Uma forma de não cair em tentações nesse sentido é terceirizando a cobrança das mensalidades
atrasadas para um setor ou empresa específica, responsável apenas pelas questões financeiras da sua
organização. Outra boa alternativa é usar um sistema de gestão financeira para fazer a cobrança
automatizada, evitando que a relação pessoal prejudique o fluxo de caixa da sua instituição.

10. Renegocie a dívida
Exigir o pagamento da dívida sem levar em consideração a realidade financeira atual da família é um
processo extremamente ineficaz. Isso pode inclusive aumentar o seu índice de inadimplência escolar.
Portanto, utilize ferramentas de renegociação da dívida com os alunos inadimplentes para aumentar a
eficácia das suas ações.

Ofereça também mais de uma forma de pagamento — cartões de crédito, débito automático em conta,
cheque ou boletos, por exemplo. Além disso, converse com o responsável pelo pagamento da dívida e
ofereça a possibilidade de divisão do débito em parcelas que ele possa realmente pagar.
Dessa forma, você aumenta a probabilidade de receber o dinheiro, adaptando as condições de
pagamento à realidade da família. Isso faz com que você evite processos judiciais futuros. Pois, além de
prejudicar o seu relacionamento com os pais, são desgastantes e onerosos para a sua instituição.